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為什麼我每天這麼忙,事情怎麼還是做不完?你是不是也有這種感覺?
每天加班工作,因為雜事太多、主管又一直交代事情下來…導致我自己的工作都還沒完成,新的「工作」又一直來,所以我每天都要加班,回到家…家裡的生活瑣事煮飯、打掃、洗衣、拖地、倒垃圾..等等,等到我空閒下來又已經要晚上9點多了…一天又一天這樣循環,每天都覺得「很忙」,沒有自己的時間,我們是真的很忙還是在「瞎忙」?有做到「重要」的事嗎?
上天給人們最公平的就是時間,不管你是富有還是貧窮,每個人一天都只有24小時,怎麼有效運用時間不讓自己瞎忙?
其實生活在快節奏的時代,沒有一個人士輕鬆的,學生需要面對考試取得好成績考上好學校,業務推銷員要去銷售產品提升公司的考績,上班族要面對主管交辦任務的壓力,家庭主婦需要煮飯、打掃完成家裡的家務事,還要教導小孩,採買生活用品還要金打細算,節省家庭開銷…
所以怎麼避免瞎忙?並在有效時間內完成所需完成的事情呢?時間真的很重要!不要每天庸庸碌碌的忙碌,生活充滿挫折感。
工作為什麼都做不完?
與朋友聚會,總是會聽到朋友抱怨公司,抱怨工作事情多到做不完,每天都要加班每天都有一堆做不完的工作、回不完的電子郵件、開不完的會議、應付不完的老闆要求。導致占用下班的時間,生活彷彿只剩下工作…工作到懷疑人生,也許你會講出「能者多勞」這種話安慰自己,做多了學到的東西就是自己的..但是這句「能者多勞」只是把壓榨你說的正當化而已…但是以老闆的角度來想,今天他請了一位員工,就是能幫公司賺錢,漲薪水的同時,也希望「生產力」也能提高,所以當老闆提出要「漲你薪水」的時候,也要知道自己承擔了漲薪水的壓力,事情只會越來越多、承擔的業績壓力也越來越大,怎麼提升工作效率呢?
上班總是會面臨一堆做不完的工作,怎麼安排工作時間,讓自己提高「生產力」?
1.策略地決定優先順序
每天上班前,我會先給自己冲泡一杯咖啡,先醒醒腦~並利用這段時間寫下今天要完成的事項~
大大小小今天該做的事項…像是..回電話、追進度、專案提報資料整理、設計文案、業績報表..等等,然後分類重要與緊急的事項。然後安排事情的優先順序~並畫上編號,完成一件事就可以話掉一件,這樣有完成任務的感覺。
也可以記錄每天的工作進度~工作途中如果有突發事項,也可以及時寫在代辦事項中,適時的添加在處理雜事的時間~
2.確認最重要的三件事
一天就完成最重要的三件事就好,因為事情越多安排在多也做不完,反而會讓自己淪陷在無限加班的循環中。
像是有的人在早上頭腦最清楚,可以把重要的是安排在上午做最有效率!像是有的人在下午睡醒時生產力較集中,就把重要的事情安排在下午在處理,早上先處理較小的事情。
3.設定完成時間
找出三件重要的工作任務之後,你要為他們設定完成時間,因為如果沒有設定完成時間,就會讓自己慢慢做,這樣也就會延遲下一個工作項目,所以設定必須完成的時間很重要,確實在行程表上面畫出時間格,這當中如果被其他雜事干擾,或是又想到另外必須要完成的事項,請先寫在代辦事項..記錄下來,這樣做有助於排除大腦容量,才不會心心念念那件事情還沒做,無法先完成最重要的任務。
4.設定處理雜事的時間
雜事就是像eamil三不五時就會有人發信來,要回信就會中斷你正在做的事情,工作時也盡量關掉通訊軟體LINE,避免分心,講電話盡量長話短說,如果對方東扯西扯,可以建議對方用mail的方式,怕談話中遺忘了什麼,當然工作免不了需要支援同事,多數的工作都是團隊合作,但是如果你正在進行「急需處理的事情」請堅定的告訴對方須完成自己的工作,若你完成了將很樂意協助對方。
怎麼有效提供專注工作/學習?
培養自律的習慣很重要,你看一個成功的創業家、運動員,平日的生活作息與飲食習慣都需要自我約束,在什麼時候做什麼事,要有好的專注力,良好的生活習慣不熬夜、規律運動、正常作息這些都不可缺。
當然工作了一天,回家後當然只想要躺在床上划手機,或是縮在沙發上看Netflix 放鬆一下,適當放鬆一下,是可以但是沉迷追劇、玩手機這樣就不好了。當大腦習慣下班就是要看劇、玩遊戲這總高刺激的活動,大腦就會渴望這種生活,久而久之你就會變得更加難以專注。
如何訓練專注力?
注意力有限,我們不可能一整天都非常專心,研究顯示人的平均專心時間只有18-25分鐘。
有一些可以訓練專注力的方法~分享給你們。
1.練習冥想
專注力跟肌肉一樣,可以透過訓練來加強。冥想能有效的訓練自己集中精神、還能增加大腦皮層的厚度,尤其是在有關注意力和知覺的區域,對增強注意力和執行力都有很大的幫助。也可以透過冥想讓眼睛適當的休息一下,工作長時間使用電腦,眼睛會很疲勞,適當的閉上眼睛練習冥想,時間不用太長只需要5至20分鐘,能幫助自己重新設定,回到精力充沛或思想清晰的狀態。
中午的15分鐘午睡,也可以消除早上大腦工作的疲勞,可以提高下午的工作的專注力。
2.減少選擇
你想過每天要做幾個選擇嗎? 研究報告顯示,成年人一天要做大約35000個決定。扣除睡覺的8小時,相當於清醒的時候每小時要做2187.5個決定,也就是一分鐘要做36.5個決定。減少做選擇,因為做決策也需要使用專注力思考,大腦會因為連續下瑣碎的決定感到疲憊,所以將決策的專注力的時間放在工作上,將能有效提升工作效率。
3.注意飲食
我們的大腦靠著不同營養素來運作,又以葡萄糖最重要,也就是說,葡萄糖是意志力的燃料庫,也是維持專注力的來源。
可以利用「低GI食物」和「餐間點心」能維持專注力。
4.一次只做一件事
有的人可以同時多工作業,像是可以同時與客人講電話,手一邊打資料,可以一心多用,但是我們以為同時做多樣任務可以提升工作效率?但研究顯示大腦不會進行多工任務,當作這個事情,馬上換其他事情,每一次轉換可能要花幾分鐘才能進入原有的狀況,這樣反而導致會花更多時間才能完成,出錯率也會增加。
5.適當運動
當你覺得工作無法專注的時候,不仿起來走走運動一下,拉拉筋骨,因為運動可以增加血液中的鈣質,促進刺激大腦內多巴胺的分泌和吸收,有研究顯示,長達30到60分鐘的散步,游泳也可以加速多巴胺的分泌,進而提升你的專注力。
6.利用番茄鐘工作法
番茄鐘工作法是運用「25 分鐘工作、5 分鐘休息」的循環,研究顯示人的平均專心時間只有18-25分鐘,使用番茄工作法讓自己在「規定」的時間內專注完成手邊的任務,完成後給自己獎勵5分鐘的放鬆休息。
什麼是番茄鐘工作法?
番茄鐘工作法:25 分鐘工作、5 分鐘休息?
查閱「維基百科」中文版,番茄工作法(Pomodoro Technique)的定義如下:「一種時間管理法,在 1980 年代,由 Francesco Cirillo 創立。 該方法使用一個定時器,分割出一個 25 分鐘的工作時間,和5分鐘的休息時間。」
首先先確認任務計畫,先拿出每日代辦事項清單,預估大概要花多少個番茄時段,一個番茄鐘所要花費的時間。
切記!番茄鐘不可分割,被打斷了,不能暫停,這個番茄鐘就是作廢、重設!番茄工作法的原則是,每工作 25 分鐘、計時器響,就要有 3~5 分鐘的休息,不過,有時候工作忙、趕時間,或進入「心流」狀態時,可能就一連工作好幾個小時。就不需要執著於「25分鐘>>>5分鐘」的循環,可以換成「90分鐘>>>20分鐘」模式,也可以採用「40分鐘>>>10分鐘」的自己的循環法。
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